在商务英语写作中，句型是很重要的，不同文体的写作格式也同样重要。因此我们在平时需多了解常用文体的写作方法，帮助提高写作水平。接下来一起看看小编整理的商务英语书信写作指南。
商务英语书信写作指南
Step1：问候语
一般比较常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。
当遇到收信人不确定的时候，比如转寄给某项目的相关人员，可以用：
To whom it mayconcern,(敬启者：)
Dear Sir or Madam,
格式需注意的是，所有greeting后面要加逗号，然后空一行开始信件正文。
Step2:开门见山
在详细表述前，一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。
I am writing to inquire …
写信来询问有关 …
I am writing inreference to …
这封信是关于 …
回信的开头可以说：
Thank you for reaching out to us regarding …
感谢您联络我们 …
in reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中使用会比较正式，我们熟悉的about比较口语化，邮件中*不要用。对比感受一下：
口语：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
这里in reference to与regarding的一点点不同在于，inreference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。
Step3:正文
5C原则具体表现位置，准确，简洁，完整，清楚，礼貌，直入主题，不要用大长句，商务英语不是考试，你用了多少种语法高级词汇人家不Care,把自己写信要说明的情况表达清楚即可。
As indicated in my previous e-mail...
如我在之前邮件中所提到的…
from our decision at the previous meeting...
如我们在上次会议中所决定的…
This is in response to your e-mail today.
这是对您今早发来的邮件的回复。
As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.
如先前所述，我们认为这个产品在*有强有力且*的销售点。
“我已将××粘帖至附件”~也是经常使用的句子：
Please review the attached documents thoroughly.
请仔细查阅附件。
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述所提文件已附在文章附件请查阅。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参阅附件内的服务相关报价。
Step4:结尾
通常我们会客气地说，辛苦、感谢、随时沟通之类的。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
如果您有任何问题欢迎随时沟通。
Thank you for your time and consideration.
感谢您的宝贵时间。
I look forward to hearing from you.
盼复
Step5:结尾敬语&签名档
这里注意，只要首字母大写就可以了，不用全部大写。
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美很少人会用 Regards,Best regards,因为不是很正式，Sincerely是最保守安全的用法。
签名档要跟着结尾敬语后面：
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
商务英语询盘信写作指导
The Start: Dear Sir or Madam.
开头：亲爱的先生/女生。
To Whom It May Concern - (very formal as you do not know the person to whom you are writing).
敬启者(非常正式的表达，用于你不知道对方收件人的身份的时候)。
Giving Reference: With reference to your advertisement (ad) in...
参考背景信息：关于贵公司在……上的广告……
Regarding your advertisement (ad) in ...
关于贵公司在……上的广告。
Requesting a Catalog, Brochure, Etc.: After the reference, add a comma and continue - ... , would (Could) you please send me ...
需要目录，产品小册子等等：在写完参考背景信息后，加一个逗号，继续写……麻烦你们能发送给我……
Requesting Further Information: I would also like to know ...
询问更多信息：我想知道….
Could you tell me whether ...
你能告诉我是否……
Signature: Yours faithfully - (very formal as you do not know the person to whom you are writing).
签名：祝愿一切顺利(给不知姓名者的正式信件的结尾客套语)。
商务英语邮件写作指南
1、保持专业的语调
直接不是错(To be straightforward is good)，但请别将情绪和非正式(informal)语言带入邮件中，也尽量避免缩写(contractions such as for )和简写(abbreviations such as for 。但其实关于一封邮件表述是否正式，是仁者见仁、智者见智的。请看以下例子：
Original:
Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later!
这肯定是非常不正式的——就算是对商业领域长久的合作伙伴也不能这么说，更何况还出现了诸如这样替代的口语化表达——是很不专业的。
After reedited:
Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment.
但每个工作环境都有它对于正式与否的定义—我们称作企业文化(work culture)：如果是整个环境里都接受的、约定俗成的写作，也可能无妨。但还是要守住底线：不要用缩写、简写，尽量使用完整句子，不要有语法错误。当然更不要写出一些让老板不高兴的内容比如把名字、头衔写错。
2、校对你的邮件内容
校对的作用除了包括避免以上不合宜的写作发生，还包括检查标点符号，排除全部大写的情况除非——发出Email的一方是你老板或是拥有其他senior一点身份的人。笔者就曾经遇到过这样的情况：批改作业的是英国人也是个长辈，他的评语就采用了全部大写的方式——一开始拿到时完全让人受不了-就像是看到他当面在对着你咆哮一样，但当事后从别处了解到这就是他们那一代人的表达习惯时你就接受了。所以，了解对方的文化背景甚至生活习惯也是很重要的——它可以避免一些误解(misunderstandings)发生。
*如果一封邮件要发给很多人(a large number of people)，那么*找几个人校对比较好。
3、把握邮件的开头语
问候*简洁正式。根据对话发生的背景(context)选择是否要称呼对方的名字。如果对方是一个商业主体或是一个并不特指的人(unspecified person)，那么名字就可以省了。以下是一些例子：
Good afternoon,
Greetings,
Dear Dr. Smith
Mrs. Clinton
此外一个恰当的结尾(an appropriate closing)总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾(to imply the email has come to an end)。惯常的结尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外还有以下这些：
I look forward to your response.
I hope to hear from you soon.
Thank you for your time.
那么回到之前买蛇的那封，可能结尾是Thank you for your attention to this matter就是恰当的。
4、署上你的名字
签名非常重要：在一些办公自动化邮件系统里会有可供操作的自动回复签名，可以根据自己的喜好进行调整(be customized to your liking)。但请记住无论你是什么样的职位和身份，对外发出去的邮件都会或多或少代表你所在的组织特点和你自己的工作定位，所以设定签名时一定要谨慎。我们来看下面一两个例子：
I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that.
——这是一个做前台和event coordination的员工的自动回复。大家可以从字里行间感受到TA的热情(as soon as I can after that)，而且行文也很简洁。
I will now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return.
Kind regards
Kate
——这是一个与外国*机关工作人员(当时的)对接项目时的回邮。大家可以同样从字里行间体会到*机关工作人员(不分国籍的)所应有的态度(相比前一条)：庄重(Kind regards)、权威(be out of the office、respond to…on my return)。
*，单就名字的正式性排序有如下标准：
Dr. Jane Smith (most formal)
Dr. Smith (slightly less formal)
Jane Smith (somewhat informal)
Jane (informal)
5、联系方式的加入
如果你想对方通过传真(fax)、手机号(phone number)、地址(address)或网站找到你，那么也可以把这些信息加入到你的定制(customized)签名中。
