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总算领会接打电话的技巧

日期:2019-10-10 15:30:02     浏览:4    
核心提示:  接打电话的技巧   掌握接听或者拨打电话的基本流程还不能使您完美地完成电话沟通,掌握一些必要的电话沟通技巧可以帮助您完善电话沟通的细节,提高沟通效果。   电话机旁应备记事本和铅笔   俗话说:好记性不如烂笔头。
    接打电话的技巧       掌握接听或者拨打电话的基本流程还不能使您完美地完成电话沟通,掌握一些必要的电话沟通技巧可以帮助您完善电话沟通的细节,提高沟通效果。       电话机旁应备记事本和铅笔       俗话说:好记性不如烂笔头。尤其通话时间过长或者事件复杂时,就不能太相信自己的记忆。若在电话机旁放置好记录本、铅笔,当对方打来电话时,就可以立即把主要事项记录下来。如不备妥纸笔 ,到时候措手不及,不仅耽误时间,而且还会搞得自己狼狈不堪。       先整理电话内容,然后拨打电话       给别人打电话时,如果想到什么就讲什么,往往会丢三漏四,忘记了主要事项还毫无察觉,等对方挂断了电话才恍然想起。因此,应先把要讲的事情逐条逐项的记录下来,进行相应的整理。做好准 备工作之后,再拨电话,边讲边看记录,随时检查是否有遗漏。  

接打电话的技巧

      恰当把握通话时间       电话沟通的时间相对于别的沟通方式一般都比较短。要尽可能在3分钟之内结束。实际上,3分钟可讲1000个字左右,相当于两页半稿纸上的内容,按理是完全能行的。如果一次电话用了5分钟甚至10 分钟,那么一定是措辞不当,未抓住纲领,重点也不够突出。       注意您的肢体语言       有人认为,电波只是传播声音,打电话时完全可以不注意姿势、表情,这种看法其实是完全错误的。双方的诚实恳切,都包含于说话声中。若声调不准就不易听清楚,甚至还会听错,引起误解。因 此,讲话时必须抬头挺胸,伸直脊背。如果道歉时不低头,歉意便不能伴随言语传达给对方。同理,打电话表情麻木时,其声音也会冷冰冰的。因此,打电话也应该微笑着讲话,还可以适当地配合一些 手势。       女性在对着镜子说话时,会很自然的微笑,人在微笑时声音更加悦耳、亲切。根据这一原理,在一些大公司的总机或者前台,管理者有意在接线员的桌子上放置一面镜子,以促使她们在接听电话的 时候自然微笑,然后通过语言把这一友好的信息传递出去。       注意您的语速和语调       急性子的人听慢话,会觉得断断续续,有气无力,颇为难受;慢吞吞的人听快语,会感到焦躁心烦;年龄高的长者,听快言快语,难以充分理解其意。因此,说话速度并无定论,应视对方的年龄、性 格、具体情境等各方面的情况来灵活掌握。       打电话时,适当地提高声调会使您更显得富有朝气。人们在看不到对方的情况下,大多凭第一听觉形成初步印象。因此,讲话时有意识地提高声调,会使您的声音更为悦耳。       慎用简略语、专用语       首先要明确企业内部的一些简略语只能在企业内部人员沟通时使用。如果与本企业之外的人沟通时也使用了简略语,会使对方产生疑问,甚至是误解。       专用语是行业内人士沟通时使用的特定语言,对于非此行业的人来讲,无疑是沟通中的一个障碍物。       所以无论简略语还是专用语都只适用于特定的沟通人群,要针对对方的知识背景、行业背景等慎重使用。       养成复述习惯       文字与说话不同,一看便知,但读音相同或者极其相近的词语,通电话时却常常容易搞错。因此,对于容易混淆、难于分辨的词语要加倍注意,要放慢说话速度,发音更要清晰。例如:1和7.11和17 ,当说到日期时,不妨加上星期几等。所以,为了防止听错电话内容,一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等各种数字,同时对特别重要的信息,例如双方达成的共识或 者存在的分歧等也要及时向对方确认。养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。       掌握了以上接听、拨打电话的基本技巧,您就可以恰当地处理电话沟通中的细节问题了。
 
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